導入事例

日本建設株式会社様

日本建設株式会社様(排出事業者)

電子委託契約の社内運用フロー確立で、確実な契約書管理が実現

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受付の前で

今回は東京都文京区に本社を置き、全国に支店展開する日本建設株式会社様にお邪魔しました。

キャッチコピー「シカクイカイシャ」が表す通り、頑なに本業に勤しむ「マジメ」な精神を大切にし、幅広い建物の建設に取り組まれています。

電子委託契約サービス「er-contract」の利用支店数が増えている日本建設株式会社様に導入や運用体制についてお話を伺いました。

お話をお伺いした方 施工統括本部:川上様、品質管理部:山本様/東京支店:正保様、畑様

東京本社 施工統括本部の内容について教えてください

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本社 川上様(左) 山本様(右)

全国の監査と法令・構造の相談役

施工統括本部では各支店への構造・品質・法令の相談役や安全アドバイスとパトロールを実施しています。また、施工部門全体に対して年1回の監査を実施しています。

監査項目の中には当然、マニフェスト運用状況のチェックも含まれていますので、電子化されてからは監査が非常に楽になりました。

電子委託契約サービス「er-contract」についても同様に、導入メリットは大きいと判断したため、施工統括本部から全国の支店へ活用を指示しました。

現在、札幌支店・仙台支店、東京支店・名古屋支店・大阪支店で利用しており、順調に 拡大しています。(掲載時点では、福岡支店についても導入済み)

 

電子委託契約「er-contract」導入の経緯について教えてください

マニフェストと同様に契約書もデータで管理できる点が魅力

初めて電子委託契約サービス「er-contract」の話を聞いたときは、電子マニフェストと同様に契約書をデータで管理できると聞き「それは良い!」とすぐにイメージすることができました。

まずは、名古屋支店から電子委託契約サービス「er-contract」を導入したいという声があがり、1支店で先行スタートをしました。名古屋支店への操作説明や取引先業者様への説明をイーリバースドットコムが行ってくれたことでスムーズな導入できたと思います。

 

社内運用フローに懸念

電子委託契約サービス「er-contract」の仕様ですと、担当者のアカウントで契約書を承認できてしまうので、紙面の契約と同様に支店長が承認するフローを構築する必要があると感じました。

そのため、各支店に承認できるアカウントを1つとし、担当者を置きました。契約内容を支店長が承認したのち担当者が電子認証を承認することで、今までの承認の流れを変えることなく電子での委託契約書管理が可能となりました。

 

導入してみての感想

紙面契約と電子委託契約サービス「er-contract」の違い

契約締結のフローは変えず、物理的な契約書のやり取りが無くなった分、時間が大幅に短縮されました。

 

終了した現場の委託契約書の管理業務も削減

終了した現場の契約書は、支店と現場でのやり取りや管理も大変でした。確認の為、過去の契約書を探してコピーを送る必要もありました。

電子委託契約サービス「er-contract」に変わってからは、契約書の検索は社名や契約期間で探すことができますし、あとで現場の担当者から閲覧を依頼された場合もPDFですぐに共有することができます。

電子委託契約サービス「er-contract」を利用することで、工事完了後の契約書に関する業務も削減でき、その他の業務へ充てる時間が増えたこともメリットの一つです。

 

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東京支店 正保様(左) 畑様(右)

工事請負金額3~4割が電子契約(畑様)

東京支店では私ともう1名で年間約200件の委託契約の管理を行っていました。

紙の書類はいくら枚数が少なくても、それを管理する台帳が必須です。電子化をしていくことで、業務に付随する台帳などの管理や照らし合わせる作業が削減できると感じました。

今では工事請負金額の3~4割が電子委託契約となっていますので、もっと比率が増えれば業務が楽になると期待しています。

 

株式会社イーリバースドットコムへの要望

閲覧権限と業者の加入

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インタビューの雰囲気から温かい社風が伝わってきました

管理者権限の他に閲覧だけできる権限があると良いです。そうすればPDFメールで送付しなくても現場担当者への契約内容の共有が可能になるからです。

あとはやはり、対応している業者様が増えることで、電子契約の比率が上がり管理が楽になると感じます。

イーリバースドットコムの営業はいつも迅速に質問に答えてくれますので、現状利用してみてマイナスなことは全くないです。

 

インタビューにお伺いして

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日本建設株式会社様の新入社員研修は、なんと世界遺産天龍寺での座禅研修だそうです。

日本建設株式会社様と天龍寺との関係は深く、お寺の中に会社の慰霊碑があり、年に1度、関連会社を集め慰霊祭を行うということです。

最近では、施工された「文京区立森鴎外記念館」が優秀な建築作品ということで、日本建設業連合会のBCS賞を受賞しました。デザイン、施工技術、コミュニケーションの要素が高く評価されての表彰となりました。

「シカクイカイシャ」というキャッチコピーを受けて、「真面目だけが取り柄の会社です(笑)」と山本次長はおっしゃっていましたが、それだけでなくコミュニケーションを大切にされ、社員間の雰囲気も大変温かい印象を受けました。

川上様、山本様、正保様、畑様、ありがとうございました。

→日本建設株式会社WEBサイト

[2014.7.17 インタビュー]

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